Legalización de libros

Artículo 18 en la ley de emprendedores publicada en el BOE 223 de 28/09/2013:

Legalización de libros:
1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.

Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.

Cuando se solicite la legalización de libros contables de sujetos no inscritos (art. 81 RRM), se aportará una copia del documento que acredite su denominación y el periodo de su ejercicio social, así como una etiqueta fiscal que acredite su CIF.

En la presentación de libros mediante procedimiento telemático, no se procederá a la presentación al Libro Diario de Legalizaciones si no contiene información dentro de sus ficheros.

Para las consultas con referencia al procedimiento a seguir para la presentación telemática deberán de llamar al teléfono 902 201 200 / 91 270 17 97

Preguntas más frecuentes en la legalización de libros


¿Quién tiene la obligación de legalizar sus libros contables?

Como norma general y conforme al artículo 25 del Código de Comercio todos los empresarios.

Los sujeto obligados a su inscripción en el Registro Mercantil conforme al artículo 81 del RRM.

Los empresarios individuales aunque no tengan la obligación de su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en el Régimen de estimación directa, deberán llevar su contabilidad según las normas del Código de Comercio (artículo 67 del Reglamento del IRPF).

Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica como por ejemplo la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.

Las Cooperativas Valencianas (Disposición Adicional Sexta Ley 8/2003 de 24 de Marzo de Cooperativas de la Comunidad Valenciana).

Las Sociedades Profesionales, incluidas las Civiles Profesionales.

Las Entidades que indica la Ley de 1994 en concreto la Disposición Adicional 7ª de la Ley 30/1994, de 24 de Noviembre, de Fundaciones y de Incentivos Fiscales a la Participación Privada en Actividades de Interés General amplia la obligación a todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades, por lo que, también legalizarán sus libros contables en el Registro Mercantil, Fundaciones, Asociaciones, etc.

¿Quién no puede legalizar sus libros contables en el Registro Mercantil?

No pueden legalizar sus libros contables:

  • Los profesionales.
  • Las Herencias Yacentes.
  • Las Cooperativas de ámbito estatal.

¿Qué plazo legal tiene el empresario para legalizar sus libros contables?

La legalización de los libros contables, de actas y acciones/registro de socios, debe realizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social como indica el artículo 27.2 del Código de Comercio y el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.

¿Qué libros obligatorios debe de legalizar el empresario?

Los libros indicados en el artículo 25 del Código de Comercio, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro de Diario, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales.

El libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad, artículo 26 del Código de Comercio y artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil.

El libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedad Anónima y el libro de Registro de Socios en el caso de Sociedad Limitada conforme a lo dispuesto en el artículo 27.3 del Código de Comercio.

El libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal conforme al artículo 128 de la Ley de Sociedades Limitadas.

El libro de Garantías otorgadas por la Sociedad de Garantía Recíproca, artículo 251 del Reglamento del Registro Mercantil.

Y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad, artículo 329 del Reglamento del Registro Mercantil.

¿En qué tipo de soporte puedo legalizar los libros contables?

Conforme a lo dispuesto en el artículo 18 de la ley de emprendedores, los soportes admitidos son:

  1. Soporte telemático: Los archivos deben generarse y ser enviados mediante procedimientos telemáticos, utilizando el programa LEGALIA.

Para poder utilizar la vía telemática el usuario debe ser abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida (SCR / F.N.M.T). El teléfono de soporte del programa LEGALIA es el 902 440 150 y ante cualquier duda en la presentación telemática pueden llamar al 91 270 17 97

¿Cómo obtengo constancia de la legalización por vía telemática?

Si la legalización se realiza por médios telemáticos, el presentante recibirá a la dirección de correo electrónico indicada en el momento del envío, certificación firmada digitalmente por el Sr. Registrador, de la legalización de libros contables.

¿Cuanto he de pagar por la legalización de los libros?

El número total de libros viene dado por cada uno de los distintos ficheros que se adjunten en el envío.

La legalización de libros contables en sociedades y entidades no inscritas

En la primera legalización de libros en el Registro Mercantil deberán remitir como documento anexo a la legalización copia de la tarjeta del CIF/NIF o una etiqueta fiscal original que verifique su CIF/NIF y copia del documento que acredite fehacientemente su ejercicio social, su denominación y domicilio.